Intelligente Büroprodukte können das Arbeiten äußerst effizient gestalten. Sie suchen Beratung bei der Auswahl und Implementierung der passenden Technologien? Steigern Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiter durch den Einsatz von Sprachsteuerung, Videokonferenzen, virtuelle Assistenten, personalisierte Wärme- und Lichteinstellungen, Reservierungsmöglichkeiten von Räumen oder sogar Schreibtischen und vielem mehr. Die hier gelisteten IT-Dienstleister sind Ihnen bei der Einrichtung des intelligenten Büros behilflich.
Ein intelligentes Büro bzw. Smart Office sind Büroräume und Bürogebäude, die verschiedene technische Systeme und Verfahren miteinander digital vernetzen und verknüpfen. Die Büroräume oder auch die kompletten Gebäude können mit verschiedensten Anwendungen versehen werden. Die Spannbreite reicht dabei von schlüssellosem Zugang zum Gebäude, über personalisierte Wärme- und Lichtregelungen, flexibel genutze Workspaces, Überwachungs-, Steuerungs und Regeleinrichtungen, Brandmeldeanlagen, Präsenzmelder, Inhouse Navigation und vieles mehr.
So könnte z.B. ein Büro automatisch ein Besprechungsprotokoll verfassen, dafür sorgen, dass während einer Besprechung die Teilnehmer nicht angerufen werden oder E-Mails empfangen.Ein smartes Gebäude kann flexibel mit der Raumbelegung umgehen und gebuchte Räume bei Nichtnutzung selbst wieder freigeben oder aber die Temperatur in diesem Raum wieder runterregeln etc.
Die Vorteile eines smarten Büros bzw. smarter Gebäude liegen im effizienten Umgang mit Ressourcen. Smarte Büro- und Gebäudetechnologien können zu einer Reduzierung der Betriebskosten führen. Durch intelligenten Einsatz von Heizungs- bzw. Steuerungstechniken können beispielsweise Energiekosten eingespart werden. Wird die smarte Technologie z.B. für ein optimiertes Arbeitsplatz bzw. Raummanagement eingesetzt, können auch hier durch die Optimierung von Flächen Betriebskosten gespart werden.
Die Gebäudesicherheit bzw. die Sicherheit des Personals kann durch smarte Technik erhöht werden. Rauchmelder könnten beispielsweise dafür sorgen, dass nicht nur Alarm ausgelöst wird, sondern sich die entsprechenden Fluchttüren automatisch öffnen bzw. die Brandschutztüren automatisch schließen und Rollläden hochgefahren werden. Flucht- und Rettungswege könnten ebenfalls automatisch beleuchtet werden. In Kombination mit einem schlüssellosen Zugang zu Gebäuden könnte von der Zugangskontrollanlage festgestellt und gemeldet werden, wer sich im Gebäude befindet bzw. wer das Gebäude bereits verlassen hat.
Geofencing kann eingesetzt werden, um die Sicherheit von beweglichen Großgeräten zu erhöhen. Glasbruchsensoren können nicht nur Alarm auslösen, sondern z.B. für eine grelle Beleuchtungs des Betriebsgeländes oder des Gebäudes sorgen.
Im Folgenden präsentieren wir Ihnen eine kleine Auswahl an Technologien für Smart Workplaces. Dies können simple Technologien sein, die dafür sorgen, dass persönliche mobile Geräte sich nahtlos mit Bildschirmen in verschiedenen Räumen verbinden. Es können auch kleine Apps für ein funktionierendes Desksharing sein. Zu den den Technologien zählen u.a. auch:
Zum Wohlbefinden von Arbeitnehmern kann in einem Smart Office zum Beispiel die Steuerung der Heizung und die Einstellung von Licht über Lampen und der Lichteinfall durch Fenster (Rollladeneinstellungen) an die individuellen Vorlieben der Arbeitnehmer angepasst werden. So kann beispielsweise morgens, wenn der Arbeitnehmer die Firma betritt, das Licht im Büro angeschaltet werden und die Heizung den Raum auf die gewünschte Temperatur aufheizen. Sensoren an Fenster und Heizung können miteinander kommunizieren, so dass bei geöffnetem Fenster automatisch die Heizung gedrosselt wird.
Smart Meter Systeme können aber auch dafür eingesetzt werden, energieintensive Arbeiten zu Zeiten mit günstigen Stromtarifen auszuführen. Nicht genutzte Räume oder gar nicht genutzte Gebäudebereiche werden entsprechend nicht mehr oder aber zumindest weniger hoch beheizt und nicht konstant beleuchtet.
Ein smartes Office erlaubt auch die einfache Reservierung von Besprechungsräumen oder auch das automatische Verlegen von Besprechungen in andere Räume, falls sich Teilnehmer absagen und nur noch ein kleinerer Raum benötigt wird. Ebenso können in einem smarten Büro auch die einzelnen Arbeitsplätze optimaler genutzt werden, wenn freie Plätze anwesenden Mitarbeitern zugewiesen werden und gleichzeitig an dem zugewiesenen Platz z.B. die Höhe des Schreibtisches automatisch eingestellt wird. Zum intelligenten Büro gehören aber auch per App gesteuerte bzw. eingestellte Schreibtischstühle.
Sprachsteuerung kann Routine wie das Licht anschalten, Rolläden hoch- oder runterfahren etc. leichter machen. Sprachsteuerung geht in der Regel mit den sogenannten virtuellen Assistenten (VPAs) einher. Sie kennen solche virtuellen Assistenten mit Namen Cortana, Siri, Alexa und Co. Sie kommen bei der Eingabe von Daten zum Einsatz etc. können aber auch in der Business Variante wie Alexa for Business. Manager können mithilfe von Alexa for Business beispielsweise Kennzahlen erheben, um anhand dieser Zahlen die Auslastung vorhandener Besprechungsräume zu optimieren. Es können über die virtuellen Assistenten natürlich auch Sprachnachrichten versendet, Telefonkonferenzen aufgebaut oder natürlich Termine erstellt und verwaltet werden. Die VPAs könnten auch für das Gerätemanagement inkl. automatischem Berichtswesen wie z.B. leere Toner im Drucker etc. eingesetzt werden. Eine weitere Einsatzoption für Sprachsteuerung und VPAs ist Besucher oder neue Mitarbeiter über Prozesse und Regeln im Unternehmen zu informieren. Hierbei könnten die virtuellen Assistenten z.B. die “FAQs” beantworten.
Zu den Technologien für intelligente Büros bzw. Smart Offices zählt auch die Ausstattung mit Videokonferenzsystemen. Videokonferenzsysteme sind dann von Vorteil, wenn nicht nur zwei oder drei Personen an einem PC mit Kamera eine Videokonferenz führen wollen, sondern mehr Personen in einem Raum beteiligt sind. Es gibt Videokonferenzsysteme, die bereits vom Hersteller der Videotechnik her mit der entsprechenden Software ausgestattet sind als auch separate Software für die Videoübertragung.
Hier empfiehlt es sich IT Dienstleister zu Rate zu ziehen, die nicht nur die verschiedenen Software Optionen und Konferenzsysteme kennen, sondern Sie auf Ihre spezielle Situation und den gewünschten Einsatz hin beraten können.
Wo früher Flipcharts mit Papier zum Einsatz kamen, sind heute digitale Whiteboards bzw. Smart Boards das Mittel der Wahl. Die interaktiven Tafeln können perfekt für die Präsentation von verschiedensten Daten eingesetzt werden. Die Daten auf dem Board können auf allen dafür freigegebenen Bildschirmen angezeigt werden. Diese visuelle Form der Zusammenarbeit beschleunigt oft die gemeinsame Arbeit an einem Thema. Das digitale Whiteboard unterstützt dabei nicht nur die Teamcollaboration, sondern kann zugleich auch noch die Arbeitsergebnisse sichern.
Die Inhouse Navigation kann beispielsweise dazu eingesetzt werden, dass Mitglieder eines bestimmten Meetings sofort bei Betreten eines Gebäudes angezeigt bekommen, in welchem Raum eine Besprechung stattfindet und welches der kürzeste Weg dorthin ist.
Zu einem smarten Büro kann auch ein smarter Bürozugang gezählt werden. Schlüsselloser Zugang via App per Bluetooth kann problemlos durch den Admin individuell für alle Mitarbeiter verwaltet werden.
Achten Sie bei der Auswahl von IT-Dienstleistern und Produkten rund um die Digitalisierung der Büros darauf zertifizierte Partner und Techniken zu nutzen. Gerade im Umgang mit personalisierten Einstellungen, Büro- oder Schreibtischreservierungen, Videokonferenzen etc. gilt es die Datenschutzaspekte und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu beachten.
Für Smart-Meter, intelligente Zähler, gibt es beispielsweise BSI-zertifizierte Smart-Meter-Gateways. Unter dem Stichwort Smart Metering Systems können Sie hierzu beim Bundesamt für Informationssicherheit (BSI) weitere Informationen und eine Liste mit aktuell zertifizierten Produkten bzw. in Zertifizierung befindlichen Produkten mit Smart Meter Gateway herunterladen.
