Telefonische Erreichbarkeit ist essentiell für jedes Unternehmen. Eine effiziente und zuverlässige Telefonanlage ist dabei unverzichtbar, um die nahtlose Verbindung zu Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern zu gewährleisten.
Eine Telefonanlage, auch TK-Anlage genannt, fungiert als Vermittlungseinrichtung, um verschiedene Endgeräte miteinander zu verbinden. Die TK-Anlage ermöglicht die Integration von Telefongeräten, Faxgeräten, Druckern und Anrufbeantwortern in einem Netzwerk. Moderne Telefonanlagen gehen sogar noch weiter und ermöglichen die Vernetzung von Computern, beispielsweise indem sie an ein Customer-Relationship-Management (CRM) angeschlossen sind, sodass jedes Telefonat direkt in die entsprechende Abteilung bzw. dem entsprechenden Mitarbeiter vermittelt werden kann.
Die Auswahl der richtigen Telefonanlage hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens und der Branche. Die Anforderungen an eine Telefonanlage für eine Werkstatt sind andere als die Anforderungen an eine TK-Anlage eines Call-Centers. Hat ein Unternehmen viele Außendienstmitarbeiter, kann die Integration von Firmenhandys in die Telefonanlage notwendig sein.
Systeme zur Telefonkommunikation – TK-Anlagen
Traditionelle Telefonanlagen (PBX)
Als Private Branch Exchange (PBX) bekannt, sind traditionelle Telefonanlagen die klassische Variante, die über herkömmliche Festnetz-Telefonleitungen funktionieren und auch die Kommunikation zwischen sämtlichen internen Nebenstellen ermöglichen.
IP-Telefonanlagen
IP-Telefonanlagen nutzen das Voice over Internet Protocol (VoIP), um Anrufe über das Internet zu übertragen. Sie sind flexibler und kosteneffizienter als traditionelle Telefonanlagen und bieten zusätzliche Funktionen wie Videoanrufe, Chat, Konferenzschaltungen und die Integration von mobilen Endgeräten.
Hybrid-Telefonanlagen
Hybrid-Telefonanlagen kombinieren Elemente aus traditionellen und IP-Telefonanlagen. Sie können sowohl analoge als auch IP-basierte Telefonie unterstützen und bieten somit eine Übergangslösung für Unternehmen, die schrittweise auf VoIP umsteigen möchten.
Cloud-Telefonanlagen
Cloud-Telefonanlagen, auch als Hosted PBX oder virtuelle Telefonanlagen bezeichnet, werden über das Internet bereitgestellt und von einem externen Anbieter gehostet. Die gesamte Telefonie-Infrastruktur wird in der Cloud verwaltet, wodurch Unternehmen von niedrigeren Wartungskosten und einer flexiblen Skalierbarkeit profitieren.
Virtuelle Telefonanlagen
Virtuelle Telefonanlagen sind webbasierte Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Kommunikationsinfrastruktur komplett online zu verwalten. Es sind keine physischen Telefonanlagen vor Ort erforderlich, da die gesamte Kommunikation über das Internet läuft.
Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Telefonanlage
Die Funktionen und der technische Stand einer Telefonanlage sollten sich an den spezifischen betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Um das passende Anforderungsprofil für Ihre Telefonanlage zu erstellen, können Ihnen folgende Fragen helfen:
- Wie viele Mitarbeiter benötigen ein Telefon, und wie viele Telefonate finden gleichzeitig statt?
- In wie vielen Büros sollen Telefone installiert werden und wie häufig telefonieren Ihre Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens?
- Wird eine interne Weiterleitung benötigt?
- Benötigen Mitarbeiter im Außendienst oder im Home Office Telefone? Wenn ja, wie viele sind es?
- Benötigen Mitarbeiter unter Umständen portable Telefone, da sie häufig zwischen verschiedenen Abteilungen wechseln?
- Wie viele Anrufe werden pro Arbeitstag getätigt, und welcher Anteil davon entfällt auf Telefonate ins Ausland?
- Welche Auswirkungen hat ein Ausfall der Telefonie oder des Internetzugangs? Wie sind Sie bzw. das System gegen einen Ausfall geschützt?
- Planen Sie Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen durchzuführen?
- Benötigen Sie eine Schnittstelle zu Ihrem CRM-System?
- Wie flexibel und skalierbar soll die Telefonanlage sein? Sind Unternehmenserweiterungen geplant etc.? Reicht die Anzahl der Nebenstellen aus, wenn das Unternehmen wächst? Lassen sich in diesem Fall die Außenleitungen erweitern?
- Gibt es Mitarbeiter mit besonderen Anforderungen an die Telefonie, wie Empfangsmitarbeiter oder Rezeptionisten?
- Benötigen Sie Sonderfunktionen, z. B. die Ankopplung an Gegensprechanlagen, einen anlageninternen Anrufbeantworter (Voicebox) oder den Anschluss an eine Alarmanlage?
Dienstleistungen im Rahmen der Auswahl, Einrichtung und Wartung von TK-Anlagen
Prüfung der technischen Voraussetzungen im Unternehmen sowie Anforderungsanalyse
Der erste Schritt besteht darin, die Anforderungen des Unternehmens an die Telefonanlage zu ermitteln sowie die allgemeinen technischen Voraussetzungen zu prüfen und zu erfassen. Das beinhaltet die Größe des Unternehmens, die Anzahl der Benutzer, die erforderlichen Funktionen (z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail, Konferenzschaltungen usw.) und die Integration mit anderen IT-Systemen wie beispielsweise CRM, Helpdesk-Software oder Unified Communication Plattformen.
Beratung zu den verschiedenen Systemen von Telefonanlagen und Auswahl
Basierend auf den gesammelten Anforderungen recherchiert der IT-Experte verschiedene Telefonanlagenlösungen auf dem Markt. Der IT-Dienstleister bewertet die verschiedenen Optionen anhand der definierten Anforderungen und der technischen Machbarkeit. Es können meist Demos, Testkonten oder Probeläufe genutzt werden, um die Telefonanlagen in Aktion zu sehen und ihre Leistung zu bewerten. Die endgültige Auswahl hängt von verschiedenen Faktoren wie z.B. der Erfüllung der Anforderungen, der Skalierbarkeit, der Sicherheit und von der Benutzerfreundlichkeit ab.
Installation und Inbetriebnahme der ausgewählten TK-Anlage
Nach der Auswahl der Telefonanlage erfolgt in der Regel die Installation und Einrichtung durch den Dienstleister. Die Installation und die Inbetriebnahme umfassen u.a. die Konfiguration der Hardware, die Implementierung der Software, die Integration in das Unternehmensnetzwerk und die Einrichtung der Benutzerkonten und -rechte.
Bei der Installation und der Inbetriebnahme müssen die Telefonanlagen sicher konfiguriert werden, um unbefugten Zugriff und Missbrauch zu verhindern. Hierzu werden durch den IT-Dienstleister in der Regel Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um die Telefonanlage vor potenziellen Bedrohungen zu schützen. Die Dienstleister sorgen u.a. für die nahtlose Integration der Telefonanlagen in andere Unternehmenssysteme wie z. B. das Kundenbeziehungsmanagement oder den Helpdesk.
Einweisung der Mitarbeiter in die Funktionsweise der neuen Telefonanlage
Die IT-Dienstleister bieten im Rahmen der Einrichtung und Inbetriebnahme einer neuen Telefonanlage in der Regel auch Schulungen an. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie die Telefonanlage effektiv nutzen können. Hierzu sollten ihnen die grundlegenden Funktionen und Features der Telefonanlage vermittelt werden.
Wartung und Optimierung
Nach der Einrichtung kümmert sich der IT-Experte um die regelmäßige Wartung der Telefonanlage. Dies umfasst das Installieren von Updates und Patches, das Beheben von Störungen oder Ausfällen, die Überwachung der Leistung und die Bereitstellung von technischem Support für die Benutzer.
Notiz zu Kosten
Die Art der TK-Anlage, die Sie implementieren möchten, ist ein wesentlicher Faktor bei der Bestimmung der Kosten. Traditionelle PBX-Systeme sind oft teurer, da sie lokale Hardware und lizenzierte Software erfordern. VoIP-Systeme und Cloud-Telefonanlagen sind in der Regel kostengünstiger, da sie weniger Hardware erfordern und oft auf Abonnementbasis angeboten werden. Die Anzahl der Mitarbeiter und Standorte im Unternehmen beeinflusst die Komplexität der Implementierung und die erforderliche Skalierung der TK-Anlage. Größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Standorten haben tendenziell höhere Kosten für die Implementierung und den Support der TK-Anlage.
Die gewünschten Funktionen und Features der TK-Anlage können ebenfalls die Kosten beeinflussen. Je umfangreicher und komplexer die Funktionen sind, desto mehr Ressourcen und Zeit sind erforderlich, um die TK-Anlage einzurichten und anzupassen. Wenn die TK-Anlage mit anderen Unternehmenssystemen wie CRM-Software, Helpdesk-Anwendungen oder Unified Communication-Plattformen integriert werden muss, kann dies die Kosten erhöhen, da zusätzliche Anpassungen und Integrationsschritte erforderlich sind.
Für einige TK-Anlagen fallen möglicherweise Lizenzkosten an, um die Software nutzen zu dürfen. Darüber hinaus können Support- und Wartungsverträge zusätzliche Kosten verursachen, um die langfristige Funktionsfähigkeit und den Support der TK-Anlage sicherzustellen. Die Wahl des Anbieters für die TK-Anlage kann ebenfalls einen Unterschied in den Kosten ausmachen. Unterschiedliche Anbieter bieten unterschiedliche Preismodelle und Servicepakete an.
